האם אתם קברניטים או כבאים?
חמשת הצעדים החשובים במעבר מהתנהלות של כיבוי שריפות לניהול פרו-אקטיבי מנצח ב- 2020

13 בינואר, 2020

שבע בערב. בחדר הישיבות מישהו מנסה לדוג פירורים אחרונים מצלחת העוגיות, כוסות קפה נערמות, ומנהל המכירות מסכם את הישגי החברה בשנה האחרונה וסוקר את היעדים לשנה הקרובה. כולם נראים מרוצים, אבל הראש שלכם משחזר בפעם האלף את הניסוחים שהוכנסו במכרז הקרוב, מקווים לזכות בפרויקט הגדול והנכסף.  

 

כובד האחריות לא מרפה, שנה אחרי שנה, וברור לכם שאתם חייבים לשנות את התמונה ויפה שעה אחת קודם. מה עושים, אתם שואלים? קחו לכם דקה כדי לקרוא את המאמר שלנו.

מריאקטיביות לפרו-אקטיביות

 

עקב האכילס של מרבית החברות הבינוניות והקטנות הוא העדר תכנון, אשר מוביל בסופו של יום ל"סינדרום הניהול הריאקטיבי" (תגובתי). פעילות בצורה שאינה מתוכננת גורמת להתנהלות אופיינית של כיבוי שריפות ולהשקעת משאבים בתיקון תקלות שניתן היה למנוע מראש. 

 

לעומת זאת תכנון עסקי ופיננסי מוקפד, כזה המבוסס על תכנון ארוך טווח, הוא המפתח ל"ניהול פרו-אקטיבי". ניהול ארוך טווח נגזר לתכנון חודשי ולעיתים שבועי וכולל תוכנית יעדים סדורה, תקציב פעילות, הערכת סיכונים, הפעלת מנגנוני בקרה עצמית. זוהי צורת הניהול שתאפשר לכם להיות בשליטה, להוביל, לנווט את הספינה ולהשיג את התוצאות העסקיות הרצויות. 

 

מה חשוב לעשות כדי לעבור מהתנהלות לניהול ולסיים את שנת 2020 בהצלחה? 

1. תכננו את השנה והציבו יעדים כמותיים 

תכננו את שנת העבודה בתוכנית עבודה מפורטת, עד לרמת היעדים (הכמותיים!) לכל עובד ועובד. גזרו מהתוכנית תקציב שנתי הבנוי על מסגרת תקציבית חודשית לכל הפחות. המטרה שלכם היא לייצר כלים ניהוליים שיאפשרו לכם לנווט את החברה בצורה יעילה ונכונה למול מטרותיה. תוכנית עבודה תשמש כבסיס לבחון את ביצועיכם ברמה חודשית, ותאפשר לכם לבדוק ולתקן תוך כדי "תנועה" ולצפות את האופן בו החברה תסיים את שנת הפעילות. חשוב לזכור כי  הדו"חות הכספיים המבוקרים אינם כלי ניהולי! הם כלי פיננסי לבחינת מצבה של החברה (בדיעבד). הטמיעו כלי ניהול שיאפשרו לכם לקבל החלטות בזמן אמת, המגובות בנתוני אמת.

2. מפו סיכונים

כל חברה פועלת בסביבה שבה קיימים סיכונים, החל מסיכונים פיננסיים טהורים (כגון סיכוני מטבע, או חשיפות ריבית), דרך חשיפות משפטיות, חשיפות סייבר, חשיפות HR (טאלנטים) ועוד.  מיפוי הסיכונים שבהם נתונה החברה שלכם ובניית רשת ביטחון למניעתם הם קרדינלים לעתידה.  מניסיוננו, זהו תהליך שמאפשר לכם להכיר ולאפיין את מוקדי הסיכון לעסק בתחומי הפעילות השונים ולהיערך בהתאם. לדוגמה, אם אתם מסתייעים בהון זר, קחו בחשבון שאתם חשופים לריבית. תוכלו לצמצם את טווח הסיכון על ידי גידור, למשל. 
 

תחום נוסף רווי סיכונים הוא תחום  אבטחת המידע, והיום יותר מאי פעם. הסיכון להתקפות סייבר או לפריצות למערכות המידע מחייב אתכם להיערך מבעוד מועד ולנהל נכון את מערך ה-IT כדי להגן על נכסיכם העסקיים. חברות שלא ישכילו להיערך ולהתמגן בהתאם עלולות לחטוף מהלומה  שתגרום לנזק בלתי הפיך, ובמקרה הפחות גרוע לנזק שמחיר השיקום ממנו הוא גבוה מאוד בהשוואה למחיר של מיגון והיערכות מראש. 

3. התאימו קווי אשראי 

אחד הנושאים שחשוב לתת עליהם את הדעת ולתכנן היטב  מבעוד מועד הוא בחינת מסגרות וקווי האשראי הקיימים של החברה. הסדירו את קווי האשראי והתאימו אותם לצורכי הצמיחה והפעילות העסקית שלכם, וזאת בהתאם לתכנון השנתי או הרב שנתי שבניתם. מנהל הכספים שלכם (בין ששכרתם את שירותיו במיקור חוץ או ובין שהוא שכיר בחברה) אמור לתכלל עבורכם את כל התהליכים הקריטיים בארגון, כדי לצמצם חשיפה, להזרים 'חמצן' פיננסי לעסק ולאפשר לו לצמוח.  זכרו את הכלל הנכון לכל תחום -  פעילות מתוך מצוקה מצמצמת דרמטית את מרחב התמרון שלכם, ולמעשה גובה מכם מחירים גבוהים. תחום האשראי אינו חריג -  תעשו נכון אם תתאימו את מסגרות האשראי מראש ולא בעת מחנק אשראי, אז (אם יועמד כלל) מחירו יאמיר. 

4. הטמיעו מנגנוני בקרה 

חשוב ביותר! להטמיע כלים לבקרה ניהולית בכל תחומי הפעילות של החברה - מכירות, הנה"ח ושכר, משאבי אנוש, שירות לקוחות, תפעול, רכש ועוד. לא  מדובר בהכרח בכלים מורכבים. כלי הבקרה יכולים להיות אלמנטריים כגון מעקב בדוחות שאפיינתם היטב, מעקב אחר הזיכויים שהוצאו, דרישה לאישור נוסף בהזמנות רכש העולות על סכום מסויים ועוד. הטמעת כלי בקרה, ולו אלמנטריים, תאפשר לכם שליטה על ההוצאות, ייעול והסדרה של תהליכי עבודה, ולא פחות חשוב – היא תאפשר מעקב אחר ביצועי החברה בהיבטים שונים ותייצר וודאות לכך שמשאבי החברה מופנים אך ורק להשגת מטרותיה -  היינו - מיקוד. אנו יכולים להעיד שבמקרים רבים מאוד כלי הבקרה שהטמענו עבור מנהלי החברה או בעליה היו מפתח לאיתור אי סדרים, חוסר יעילות קיצוני, מניעת תקלות ותיקון טעויות בזמן, תוך צמצום טווח הנזקים האפשריים. 

 

5. התאימו את תהליכי העבודה לעידן החדש 

אל תישארו מאחור. העידן הנוכחי מזמן לכולנו כלים פנטסטיים ופשוטים להטמעה.
מפו את תהליכי העבודה העיקריים בחברה והסדירו אותם, כדי שהחברה תעבוד באפקטיביות מרבית, תוך הפחתת סיכונים מיותרים. הטמיעו תוכנות המאפשרות לכם לנהל בצורה יעילה, מסונכרנת ומבוקרת את כל תהליכי העבודה בתחומי הפעילות השונים, או לכל הפחות -  בנתיב הקריטי של פעילות החברה. 

אפשר, אם כן, להתנהל בשנת 2020 ולשרוד, אבל אפשר לנהל אותה ולשגשג. העיקרון המנחה הוא תכנון מוקדם, מדידה שוטפת, ביצוע התאמות במרוצת השנה ועבודה יעילה, תוך התמקדות במטרות וביעדים כפי שהוגדרו בתוכנית העבודה. קחו את השליטה לידיים, מפו סיכונים, הגדירו מראש מה המחיר שאתם מוכנים לשלם ועל מה. היערכו מבעוד מועד כדי לצמצם טווחי טעויות ולמנוע תקלות שעלולות לגרום לנזקים בלתי הפיכים, ותוכלו לצפות לשנה עסקית מוצלחת.  מקדו את הנהלת החברה ועובדיה במטרות וביעדי העבודה כפי שהוגדרו בתוכנית השנתית, וודאו כי אלה מנוטרים ומבוקרים באופן שוטף
ותוכלו לצפות לשנה עסקית מוצלחת מאוד.